Como para casi todo el mundo, este es un momento de reflexión y recapitulación… y, muy especialmente un año tan especial para todo el mundo como ha sido este 2020.
Al tratar de pensar en cómo hemos actuado estos meses, no puedo evitar acordarme de un artículo de Mckinsey sobre Agile resilience in the UK: Lessons from COVID-19 for the ‘next normal’, que fue publicado hace unos meses, en el que ví reflejado cómo trabajamos internamente en Kairós DS y con los clientes, ayudándoles en la transformación digital con las metodologías agile como un pilar fundamental, para tener una mayor resiliencia operacional a largo plazo.
Aquellas organizaciones que están siendo capaces de absorber y adaptarse a los desafíos de la pandemia Covid-19 con éxito son, por definición, resilientes, planas y rápidas.
No voy a explicar qué es la resiliencia, para esto ya escribió un post sobre ello, mi compañera Ana Guerrero: Resiliencia: ¿cómo levantarse en momentos difíciles?
¿Qué características tienen las empresas resilientes y cómo se han adaptado utilizando metodologías agile?
El artículo destaca cinco características en las empresas que les ayudó a seguir adelante durante la pandemia, además de convertir el modelo de las empresas en un modelo operativo más ágil, que les permita hacer frente al futuro y las posibles contrariedades que se encuentren.
1- Establecer un propósito común y una comunicación clara
Una comunicación clara y con un objetivo común de la empresa hace un nexo fuerte de compromiso y motivación de los empleados. Esto es lo primero que se debería hacer. Esta acción ayudará a la organización a priorizar las nuevas acciones que deberán acometer.
En Kairós DS nos centramos en realizar comunicaciones más eficaces y frecuentes, donde explicamos la situación, medidas y cómo iba afectando en la empresa. Algunas de estas comunicaciones fueron:
- El 10 de marzo realizamos una comunicación especial sobre la Covid-19, para hablar de cómo nos estaba afectando, las medidas que íbamos a tomar y escuchar a las dudas y aportaciones de las personas de la empresa. Una de las acciones que comunicamos es que a partir del 11 de marzo todos los que estuvieran en nuestras oficinas ya trabajarían desde casa. El teletrabajo fue fácil de implantar ya que es algo que ya veníamos haciendo desde hace años, si bien todos entendimos que las circunstancias en este caso eran bastante diferentes.
- Se reforzaron las charlas con emails indicando de nuevo las novedades.
- Se realizaron reuniones semanales de cada capacidad (en Kairós DS estamos segmentados por capacidades que son Agile, Desarrollo, Lean Product Design, DevOps y Corporate, como mostramos en nuestra web corporativa)
- Continuamos con nuestras dailys diarias, donde todos los equipos, además de ver el estado de su trabajo, también compartimos sobre el estado emocional de cada uno.
- El CEO empezó a dar charlas quincenales, antes eran mensuales, donde explicaba la situación de la empresa y respondía a todas las preguntas que los trabajadores hicieran. Estas charlas se llevaron a cabo con todas las geografías en las que Kairós DS está presente.
- Se intensificaron las charlas con cada cliente para intentar conocer mejor sus necesidades y adaptarnos mejor a ellas, de forma que pudiéramos ayudarles a ser más eficientes y ágiles, en lo que estuviera en nuestra mano.
- Medimos la claridad, transparencia y confianza de los mensajes, después de cada comunicación.
Estas fueron solo algunas de las acciones.
El propósito común fue asegurar la supervivencia de la empresa y de los empleados. Teníamos claro que esto no lo podíamos hacer sin la colaboración de todos y cada uno de los compañeros.
2- Establecer estructuras que permitan una rápida toma de decisiones.
Fruto de las comunicaciones claras y frecuentes, el mejor conocimiento del día a día de cada proyecto, la evolución de cada persona frente a la Covid-19 y la escucha hacia los empleados y del entorno en el que estábamos, permitió a Kairós DS poder tomar decisiones de forma más ágil y acertada. Lo importante no fue tener la gran decisión, dentro de un plan estratégico, sino la posibilidad de ir tomando pequeñas decisiones que nos permitieran adaptarnos y conseguir, en la mayor medida posible, la supervivencia de Kairós DS y de los kairoseros. Cada proyecto tuvo sus medidas específicas que se adaptaban tanto al equipo que trabajaba en cada proyecto, como al cliente.
Algunas de las acciones que llevamos a cabo fueron:
- Reuniones diarias de la Dirección de la compañía para evaluar las novedades, tomar decisiones rápidas y crear los equipos de trabajo necesarios rápidamente.
- El 2 de abril se creó un equipo de trabajo para coordinar las acciones de respuesta a la Covid-19 que iba analizando las nuevas normas establecidas por el Gobierno y buscaba la forma de implantarlas de la forma más ágil y eficaz posible.
- Invertimos en herramientas que permitieron la colaboración online.
- Redujimos gastos no necesarios y se aplazaron inversiones.
- Elaboramos nuevos objetivos generales adaptados a la nueva situación.
- Se aceleró la formación online interna.
- Adaptamos los Assessment, acompañamiento agile y formación agile de manera que pudimos llevarlos a cabo online con éxito.
- Llevamos a cabo acciones para mejorar la eficiencia de cara a los desarrollos realizados de forma remota y no en las oficinas de los clientes.
- Se conformaron equipos de trabajo para la búsqueda de nuevos modelos de negocio.
- Tampoco olvidamos la parte afectiva/emocional con los empleados: se organizaron acciones semanales lúdicas (desayunos, creación de listado de música, las cañas de los jueves, acciones para los más pequeños, …) donde los propios compañeros proponían las acciones y podían liderarlas.
Conseguimos una reducción de tareas burocráticas y pudimos mejorar la efectividad del trabajo. Fuimos iterando, de manera que evolucionamos y mejoramos de la mano de las personas que más sabían de cada tema, pero sabiendo que las acciones eran de todos.
3- Crear redes de equipos locales con funciones claras y responsables.
En Kairós DS hay prácticas que son propuestas y realizadas desde equipos más pequeños, que si funcionan se extrapolan a equipos más grandes, a otras áreas y geografías.
De esta forma, creamos grupos de trabajo internos y mixtos, en colaboración con otras personas que también estaban dispuestas a aportar soluciones a la situación en la que vivimos.
Kairós DS tiene una estructura plana y escalable. La forma de trabajar en Kairós DS está basada en el trabajo del y con el equipo, obteniendo una mayor velocidad de trabajo y eficiencia, haciéndoles partícipes de la toma de decisiones y obteniendo una mayor satisfacción e involucración por parte de los trabajadores. Esto no quiere decir que no haya un responsable jerárquico, ni unas pautas empresariales, sino que la mejor idea la puede tener cualquier persona de la empresa y puede ser mejorada por el resto.
Cada capacidad tiene su propia idiosincrasia y necesidades, con lo que quién mejor que ellos para obtener la solución que mejor se pueda adaptar a sus necesidades. Por ejemplo, cada capacidad tiene su Ágora, espacio en el que los responsables hablan de cómo se encuentra la capacidad, nuevos proyectos, problemas a los que se han enfrentado, qué han hecho bien o mal, nuevas personas que se incorporan al equipo y un espacio abierto a las preguntas. Cualquier persona que no sea de la capacidad sobre la que verse el Ágora, está invitada a participar, no son excluyentes. De esta forma ha habido foros abiertos en todas las capacidades de Kairós DS (Agile, Desarrollo, DevOps y Lean Product Design).
Además, también hemos colaborado con otras empresas y asociaciones para dar a conocer el trabajo que estábamos realizando e ideas que nos había funcionado y cuáles no.
Algunas de estas colaboraciones fueron:
- Durante el 19 y 20 de marzo, fuimos una de las 21 empresas que colaboramos con la empresa Great Place to Work© en la elaboración del Manifiesto Covid-19: Las Mejores Prácticas de Gestión de Personas. Este manifiesto, presentado el 3 de abril, está dividido en 8 áreas de actuación en la gestión de personas, donde se pueden encontrar iniciativas y prácticas originales, disruptivas y con alto valor percibido para las personas, que ayudarán a la empresas a generar confianza en cada organización.
- Carlos Matías, Head de la capacidad de Agile de Kairós DS, realizó un webinar basado en experiencias reales de implantación de las culturas ágiles y donde también analizó la transformación agile en las organizaciones. Con este webinar se inauguró el HUB de Culturas Ágiles en la organizaciones de Great Place to Work©.
- Carlos Moure, CEO de Kairós DS, participó en el webinar de la AEDRH, donde habló de los nuevos retos que las empresas deben afrontar.
- Lucía Pablos, VP de Kairós DS España, participó en el webinar de AEDRH sobre la Gestión de talento durante la crisis: experiencia de empleado, mercado laboral y modelos organizativos. “Los modelos organizativos no serán perennes, tendrán que adaptarse al cambio, al entorno y a las circunstancias del momento”.
- Mánu Fosela, Head of Developer de Kairós DS participó, en el webinar Cómo gestionar a equipos IT en momentos de crisis, organizado por OpenWebinars, donde dio su punto de vista basado en su experiencia.
- Carlos Matías y Lucía Pablos participaron en el webinar sobre “agilidad ante la incertidumbre: el entorno agile en mi carrera profesional” junto con otros profesionales de Savia.
- Fuimos patrocinadores del AOOS 2020 y Toni Navarro, Head de Agile de Kairós DS, dio una charla sobre: Planificación con incertidumbre.
- Irene M Morgado, Head de Talento, Marca y Cultura de Kairós DS, participó en diferentes intervenciones relacionadas con los cambios en hiring, cultura y estadío emocional de los profesionales en la edición virtual de T3chFest así como en Codemotion y otras conferencias
4- Desarrollar una cultura que empodere a las personas y les dé la oportunidad de desatar su impulso empresarial.
Si las personas que trabajan en la empresa son el reflejo de lo que es, cómo podemos no empoderar a las personas y ayudarles a crecer profesionalmente. En Kairós DS siempre se ha facilitado y animado a que los kairoseros participen en ponencias, internas, organizadas por la empresa o externas. Desde el Área de Comunicación, damos visibilidad desde las redes sociales de Kairós DS, Twitter, LinkedIn y el blog sobre todo, para que sus charlas, mesas redondas, post, exposiciones, … tengan la mayor repercusión posible. Kairós DS tendrá una imagen fuerte, cuanto más fuerte sea la imagen de las personas que la formamos, los kairoseros.
No solo damos la posibilidad de impulsar su desarrollo profesional con eventos externos, también tenemos la oportunidad de recibir formación en temas de habilidades más soft o impartir formación interna o dar charlas en espacios donde conocen a todos los asistentes y son acompañados por compañeros con más experiencia.
En Kairós DS, las personas que tenemos una mayor experiencia o conocimiento sobre alguna materia, actuamos de coach, no de controladores, con la idea de hacer crecer al resto de los kairoseros, que adquieran confianza y destreza y acompañándolos en la toma de decisiones. Esto permite que cada uno vaya creciendo profesionalmente y puedan desempeñar nuevos roles que quieran abordar.
Algunas de las actividades que hemos ayudado a llevar a cabo son:
- Ayuda Digital COVID19 _ Docker para desarrolladores, Pedro Amador, de la capacidad de DevOps, realizó 6 workshops gratuitos de Docker, como parte de la iniciativa de @CovidAyuda.
- Nuestro compañero Rubén Aguilera, de la capacidad de Developer, dió un workshop práctico de NestJS, como parte de la iniciativa de @CovidAyuda, donde personas de la capacidad de desarollo de Kairós DS impartieron más de 10 workshos gratuitos con el fin de compartir su conocimiento.
- Nuestros compañeros Pedro Martínez y Alejandro Quesada, de la capacidad de Desarrollo, dieron workshop gratuito de Kafka, como parte de la iniciativa de @CovidAyuda.
5- Proporcionar a las personas la tecnología que necesitan.
La última característica es el uso de la tecnología. Durante esta etapa, la tecnología nos ha permitido trabajar desde casa, seguir interactuando con los compañeros de Kairós DS, con los clientes, con los nuevos candidatos, con los proveedores, es decir, nos ha permitido el seguir con la actividad que veníamos realizando. Sí es verdad que, al ser Kairós DS una consultora agile tecnológica, el uso de la tecnología y el teletrabajo no era una novedad. A lo que nos hemos enfrentado ha sido a la manera de relacionarnos y también hemos tenido la oportunidad de ayudar a clientes, cuya forma de trabajar era 100% presencial, a dar este paso y ganarnos la confianza a través de un trabajo igual o más productivo desde las casas de cada uno, en vez desde la oficina del cliente.
La tecnología se ha integrado dentro de cada una de las áreas de trabajo de la empresa, buscando aquellas plataformas nuevas, que más se adapten a nuestras necesidades, desligándose de aquellas tecnologías obsoletas o no preparadas para esta nueva etapa.
¿Qué hemos hecho en Kairós DS? Apostar por tecnologías que nos han permitido trabajar de forma colaborativa, implantar/contratar licencias de tecnología que estábamos probando en grupos reducidos y que dieron buen resultado, apostar por la formación online interna y externa y usar nuevas redes sociales que nos han permitido realizar acciones lúdicas que los propios empleados nos han ido demandando (juegos online, música, desayunos, charlas, concursos de dibujos o fotografías, …).
La pandemia de la Covid-19 ha cogido por sorpresa a todas las empresas y sectores, resistiendo en este nuevo marco aquellas que han sabido adoptar nuevas prácticas de trabajo y negocio, adaptándose lo mejor y más rápido posible al nuevo entorno. Ahora tenemos que salir lo antes posible de esta crisis y las metodologías ágiles nos pueden ayudar a ello. En esto trabaja Kairós DS, para salir reforzados de cara a nuestros compañeros kairoseros y los clientes, para que ellos también salgan de una forma lo más ágil, efectiva y rápida posible.