El mito de la “documentación como burocracia”
En muchas organizaciones de TI, documentar se ve como una pérdida de tiempo, un “lujo” que se podrá llevar a cabo en caso de que haya menos trabajo. La realidad es que nunca hay “menos trabajo”, y este mito condena a los equipos a operar en modo reactivo, resaltando lo siguiente:
- Se asume que si un Desarrollador o Ingeniero sabe algo, es suficiente
- Se confía en la memoria y la buena voluntad de las personas
- Se cree que la documentación es aburrida, y no aporta valor inmediato
Pero lo que no se percibe a simple vista es el costo silencioso que crece día a día. A continuación, vamos a revisar aquellos puntos críticos sobre la no documentación en este sector.
¿Qué problemas causa la falta de documentación en TI?
Cuando no hay documentación, aparecen problemas que se sienten “normales”, pero que en realidad son drenadores de tiempo y energía:
Dependencia de “héroes”
Solo ciertas personas conocen configuraciones, flujos de negocio o detalles técnicos críticos. Si se ausentan, el equipo se detiene o improvisa soluciones.
Onboarding lento y frustrante
Incorporar nuevos talentos se vuelve un proceso largo y costoso, al depender de la explicación verbal y de “prueba y error”.
Re-trabajo constante
Se vuelven a cometer errores que ya habían sido solucionados, porque no quedó registro del aprendizaje.
Cambios riesgosos
Sin diagramas o flujos de dependencias, un cambio en un microservicio rompe otro, generando incidentes que consumen horas de troubleshooting.
Pérdida de conocimiento
Cuando alguien se va, se lleva consigo años de conocimiento tácito que no se recupera.
Estos problemas no sólo afectan la productividad, impactan la calidad de servicio, generan estrés, y pueden dañar la reputación del área de TI.
El costo real: tiempo, dinero y talento quemado
Estos “pequeños” problemas se convierten en un costo significativo:
- Horas perdidas: Horas de troubleshooting por incidentes evitables
- Incidentes con clientes internos/externos: Impacto en calidad y SLA
- Burnout: El equipo siente que trabaja mucho pero avanza poco
- Rotación de personal: Talento frustrado que se va, aumentando costos de reemplazo
- Pérdida de oportunidades de innovación: Al vivir en modo reactivo, no hay espacio para proyectos de mejora o innovación
Si calculas cuántas horas se pierden al mes por resolver problemas generados por falta de documentación, el costo será mayor que el tiempo invertido en documentar de forma eficiente.
Documentación ligera ? burocracia pesada
Documentar no es llenar espacios con documentos que nadie lee.
Lo que NO es:
- Manuales obsoletos en PDF enterrados en carpetas
- Procesos que tardan más en escribirse que en ejecutarse
- Documentación que se vuelve un requisito sin utilidad real
Lo que SÍ es:
- Readmes claros en repositorios de código
- Diagramas simples en Miro o Lucidchart para entender dependencias
- Flujos de procesos en Confluence o Notion de forma visual
- Documentación viva y ligera, con ownership claro y actualizaciones continuas
Regla de oro: La documentación debe responder preguntas reales del equipo, y facilitar su trabajo, no complicarlo.
Cómo crear una cultura de documentación efectiva en TI
Crear esta cultura no ocurre de la noche a la mañana. Requiere intención, constancia y liderazgo.
Aquí comparto algunos pasos prácticos para poder implementar esta cultura de documentación:
- Identificar áreas críticas: ¿Qué conocimientos están solo en la mente de ciertas personas?
- Establecer un estándar mínimo de documentación: Por ejemplo: cada repositorio debe tener un readme con estructura clara
- Utilizar herramientas accesibles: Confluence, Notion, wikis de GitHub o GitLab, Miro
- Asignar responsables de mantener documentación: Que esté ligado al Definition of Done
- Fomentar la actualización continua: Revisiones en retros o al finalizar sprints
- Celebrar las buenas prácticas: Reconocer al equipo cuando la documentación ahorra tiempo o evita un incidente
- Integrar la documentación en los procesos: Que sea parte del flujo de trabajo, no un paso extra que se omite bajo presión
El beneficio final: Innovación y tranquilidad
Cuando tu equipo de TI documenta:
- Reduce el estrés y la dependencia de héroes
- Libera tiempo para la mejora continua
- Incrementa la calidad y reduce incidentes
- Permite escalar con personas nuevas de forma rápida
- Deja espacio para proyectos de innovación y automatización
No es “pérdida de tiempo”. Es una inversión en la salud y escalabilidad de tu equipo.
Conclusión
Si tu equipo está siempre en modo “apagafuegos”, o resolviendo “bomberazos”, no necesitas más esfuerzo o trabajo. Necesitas procesos claros, y documentación ligera pero efectiva y resolutiva.
