«El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.»
Podemos identificar varios niveles de comunicación (de más eficaz a menos):
Conversación cara a cara -> Videoconferencia -> Llamada telefónica -> Mensajería instantánea -> Correo electrónico.
Sin embargo abusamos en muchas ocasiones del correo electrónico, yo el primero. Esto nos lleva a malos entendidos y problemas. Así que podemos exagerar y decir que el correo electrónico es un arma de incomunicación masiva.
Cuando leemos un correo no podemos abstraernos de nuestro estado de ánimo ni de nuestros prejuicios. En muchas ocasiones «ponemos voz» a un texto escrito por otra persona. Al hacer esto escuchamos nuestras presunciones influenciados por nuestras emociones, en lugar de leerlo con la intención del emisor del mensaje.
Y es que somos vagos por naturaleza, y ante la más mínima duda, nos resulta muchísimo más cómodo suponer que preguntar.
Leemos con el ojo del receptor y eso machaca la intención original con la que el emisor redactó el texto. Y es que los textos escritos no tienen entonación, se la pone el lector con sus propios prejuicios, de ahí que la mejor forma de comunicación es la conversación cara a cara, donde también interviene la comunicación no verbal.
Malos modales digitales
Si bien es cierto que en ocasiones te encuentras con correos electrónicos «vomitados», donde el emisor no ha prestado atención ni le ha dado cariño a la redacción: frases incompletas, incongruentes, mala utilización de los signos de puntuación, faltas de ortografía, uso de palabras malsonantes, abuso de mayúsculas o negrita, etc.
Y esto está relacionado con lo que se podría denominar «la mala educación digital».
Y es que si te cruzas con alguien que te dice «Hola», ¿no le devuelves el saludo? Entonces, ¿por qué dejamos sin contestación correos electrónicos o mensajes instantáneos?
Parece que la falta de inmediatez nos da una falsa impunidad inventada por nosotros mismos que nos lleva a dejar correos electrónicos sin responder. ¿A quién no le ha pasado que ha incorporado en copia del correo a jefes solo para asegurarse de recibir alguna respuesta? A mi al menos, esto me resulta triste y penoso.
También hay que reconocer que hay un uso excesivo del reenvío de correo. Y si a esto le sumamos que existe mucho desconocimiento sobre la correcta utilización del correo electrónico, el resultado es imprevisible.
Guía rápida del «correcto» uso del email
- Campo «Para»: el mensaje está dirigido a todos por igual. Se asume que se espera una respuesta de todos los destinatarios que aparecen en dicho campo. Y, para quienes lo reciban, se sobreentiende que han de «Responder a todos», para mantener el hilo del grupo. Otra opción es que esperes una acción como por ejemplo, confirmar asistencia a una reunión.
- Campo «CC»: se incluyen las direcciones de personas a las que queremos hacer partícipes del mensaje, pero que no son las principales destinatarias del mismo ni se espera una respuesta de ellas.
- Campo «CCO»: Dos casos:
– Cuando queremos que una tercera persona conozca el contenido del mensaje, pero no queremos (o no es necesario), que el resto de destinatarios sean conscientes de ello
– Para prevenir el uso indebido de las direcciones de correo electrónico (queremos mantener el anonimato entre los distintos receptores)
- Asunto: Tema del correo.
Usando filtros avanzados para clasificar los correos que te llegan según el campo en el que te hayan ubicado, puede ayudarte en tu día a día, ya que podemos usarlo como indicativo de la necesidad de respuesta al mismo. Las prioridades de respuesta serían las siguientes:
- Alta: Si el correo va expresamente dirigido para ti, se espera una respuesta.
- Media: Si estás en CC, no se espera respuesta obligatoriamente.
- Baja: Si estás en copia oculta, suelen tratarse como correos informativos.
Por último apunto una recomendación para escribir los correos, escribirlos «de abajo arriba»:
1.- Escribir el final: un saludo y una firma.
2.- Redactar el cuerpo del mensaje.
3.- Escribir el saludo inicial e indicar los nombres de la(s) persona(s) a quien vaya dirigido.
4.- Rellenar el asunto.
5.- Incorporar los destinatarios en su correcta ubicación.
6.- Releer y enviar el correo.
¿Alguna anécdota que compartir sobre correos electrónicos?
