¿Cómo gestionamos el teletrabajo en Kairós DS ?

por | Abr 7, 2020 | Life@KairósDS

Ante esta nueva manera de trabajar que estamos llevando a cabo todas las empresas, el teletrabajo, queremos desde Kairós DS contar nuestra experiencia.

El 12 de marzo, Kairós DS pasó a formar parte del Ranking Best Work Places 2020, como ya comentamos en el post que publicamos el 13 de marzo.

Durante el 19 y 20 de marzo, fuimos una de las 21 empresas que colaboramos con la empresa Great Place to Work© en la elaboración del Manifiesto Covid-19: Las Mejores Prácticas de Gestión de Personas. Este manifiesto está dividido en 8 áreas de actuación en la gestión de personas, donde se pueden encontrar iniciativas y prácticas originales, disruptivas, y con alto valor percibido para las personas, que ayudarán a la empresas a generar confianza en cada organización.

¿Cómo estamos teletrabajando en Kairós DS?

Para situarnos, hacemos una breve descripción de quiénes somos. Kairós DS es una consultora multinacional especializada en proyectos de transformación Agile, así como la construcción de soluciones y productos de valor en el ámbito de transformación digital. Tenemos presencia en España, México, Perú, UK y Colombia, así como proyectos en Brasil y USA. Nuestros clientes son multinacionales, el 70% de los mismos son empresas del IBEX35. 

¿Cuándo pusimos en marcha en el teletrabajo y para qué puestos? 

El miércoles 11 de marzo todas las personas que trabajaban en las oficinas de Kairós DS lo hicieron desde sus casas y, desde el lunes 16 de marzo, el 100% de la plantilla ya estaba teletrabajando. 

¿Qué políticas de recursos humanos han implementado desde el confinamiento para gestionar el trabajo en remoto en los puestos que sea posible?

El día de todos los equipos empieza con una daily meeting: una reunión ágil donde exponemos lo que hicimos el día anterior, si hemos tenido algún problema, lo que vamos a hacer hoy, si necesitamos la ayuda de alguien; y también medimos nuestro termómetro personal (cómo estamos personalmente y laboralmente, del 1 al 4).

Los onboardings, es decir, las nuevas incorporaciones a la compañía, han sido realizadas en remoto: el equipo de Laboral en coordinación con el de Talento hacen uso de herramientas que nos permiten firmar contratos, resolver preguntas y conocer a diferentes áreas el día que un nuevo Kairosero se une a nuestro equipo.

Además, hemos adaptado nuestro proceso de selección, realizando todas las entrevistas través de videoconferencia, así como todas las pruebas y test de validación de conocimientos de forma on line. 

¿Qué nuevos actores se han incorporado en esta nueva gestión?

En Kairós DS, antes de esta situación, ya éramos un equipo en el que la Agilidad ya formaba parte de nuestro día a día en un entorno de trabajo colaborativo. Nuestro equipo está muy entrenado en prácticas que permiten realizar un trabajo distribuido garantizando la plena productividad.Por esta razón, al tener integrado en su way of working esta forma de entender el trabajo, todos estamos demostrando buenos rendimientos y respuesta a los clientes.

El martes 10 de marzo creamos un grupo de personas de las áreas de Laboral, Talento y Cultura responsables de coordinar cualquier duda o ayuda surgida por esta situación. Este grupo de personas están al día de las últimas informaciones y se encargan de ayudar en la solución de los problemas que puedan surgir.

Todo el equipo de Talento se reúne individualmente con las personas que formamos Kairós DS, de forma online, para ver qué tal está en el proyecto, escuchar sus preocupaciones en la empresa, si tiene algo personal que le afecte y quiera compartir para que le ayudemos. Esta acción es apoyada por los Heads o responsables de cada departamento específico, que diariamente tienen una daily con sus equipos para transmitirles noticias nuevas y preguntar por el estado de cada uno. Los Heads están abiertos a tener también reuniones personales con aquellos que lo soliciten.

Conócenos mejor: ¿Cómo se ha modificado el trabajo de algunos puestos?

Es importante poner énfasis en el trabajo de conexión entre los departamentos técnicos y las áreas cross de la compañía que son las que mantienen el ritmo de la empresa y permiten que ésta siga operando a pleno rendimiento sin haber cancelado ninguna de las actividades core de la compañía, a pesar de la situación actual. Todas estas actividades de coordinación y gobierno, se están realizando de forma remota, manteniendo el mismo nivel de transparencia y agilidad que en condiciones normales. 

En cuanto al resto de los departamentos, más habituados a reuniones en remoto, han continuado con la conversación fluida bidireccional que venían haciendo. Así, cada una de las capacidades o departamentos especializados, realizan videollamadas con sus responsables, se ha aumentado la frecuencia de los comunicados desde el nivel Corporate para que los profesionales tengan constancia de la situación de la compañía y se han seguido utilizando herramientas de alineación diaria con todas las áreas transversales.

Desde el primer día en el que los equipos teletrabajamos, implantamos una bitácora de desarrollo, un seguimiento de cada uno de los proyectos que llevamos a cabo, donde diariamente todos podemos ver qué trabajo hemos hecho cada uno, cómo contribuimos al proyecto y los retos hemos abordado y cómo los hemos llevado a cabo. Esta bitácora es accesible a las personas que forman cada uno de los proyectos, ya que guardamos la confidencialidad de nuestros clientes/proyectos, y es actualizada diariamente.

Desde el departamento de Cultura de Kairós DS realizamos diversas actividades propuestas por los propios kairoseros: somos los empleados los que proponemos y desde Cultura se hace eco y coordinan. Como ya no podemos hacer acciones presenciales, hemos incentivado el uso de las herramientas que ya usábamos (Slack, Crowdcast, Zoom, Whatsapp, Gmail) para que entre todos propongamos ideas para llevarlas a cabo de forma remota. Desde aquí hemos lanzado, entre otras, los desayunos virtuales, canal de healthy life, juegos online donde puedan participar toda la familia, kañas desde casa, listas de música, …

¿Qué desafíos en cuanto a conectividad enfrenta Kairós DS? 

Internamente ya estábamos preparados. Al ser Kairós DS una empresa enfocada a prestar servicios en y para el cliente, nuestros equipos han colaborado con algunos de nuestros clientes no acostumbrados al teletrabajo, a poder cumplir con el objetivo de trabajo full remote, ayudando desde la configuración de accesos a VPN, hasta plataforma de entornos remotos. La colaboración de estos equipos ha estado a la altura de las necesidades.

Somos una empresa con cultura cloud: todos nuestros servicios internos ya estaban capacitados para trabajar en remoto y de forma colaborativa.

¿Cuál será el impacto de este cambio en la manera de trabajar en las políticas de recursos humanos futuras? ¿De qué manera transformará el funcionamiento de algunos departamentos? 

Como hemos comentado, en Kairós DS la adaptación ha sido muy sencilla. Sin embargo, han aparecido nuevas herramientas que han fortalecido los lazos durante el confinamiento: se han flexibilizado procesos y creado otros nuevos (sistemas de tickets, formaciones online, onboardings a distancia, reuniones virtuales, visibilidad de tareas…) que con seguridad se mantendrán en el futuro.

¿Qué áreas han intensificado su trabajo en estos momentos para prestar servicios a sus clientes?

Todas las áreas han intensificado su trabajo para facilitar el desarrollo normal de nuestro trabajo y como consecuencia el trabajo a entregar a cada uno de nuestros clientes. Entendemos la empresa como un todo, formado por diferentes equipos que tienen necesidades diferentes pero todas igual de importantes.

De cara a la comunicación, hemos comprado cuentas premium de plataformas de videollamada para poder estar mejor comunicados.

Desde el área de servicios IT, los equipos y material se entregan y recogen mediante mensajería.

Hemos reforzado el contacto tanto con clientes para ayudarles y asegurarles que seguimos aportando igual o más que antes, así como con los equipos para tenerlos motivados y tranquilos para poder garantizar el desempeño, productividad y entrega comprometida con nuestros clientes.

Todo esto gracias al trabajo excepcional de los kairoseros, los heads y el equipo de Negocio como analistas continuos de las necesidades del cliente incluso trabajando en remoto, para tratar de ofrecer soluciones a los problemas nuevos que están surgiendo, con el fin de ayudar a las empresas a que puedan desempeñar su función sin sobresaltos ni impedimentos, desde cualquier lugar, como lo hacemos nosotros.

Estamos contentos de poder compartir nuestra experiencia por si pudiéramos de esta forma ayudar a otras empresas. El pasado 3 de abril, lo hicimos en un artículo, publicado por el diario Expansión, titulado “Las grandes empresas desvelan el secreto del trabajo en remoto”

¿En qué manera ha cambiado la actividad de Kairós DS?

Hemos redoblado esfuerzos en estar más cerca y de forma más continua con nuestros trabajadores y clientes, sin descuidar las necesidades de cada uno e intentando adaptarnos a ellas. Todo ello bajo el reto de que aunque #KairósSeQuedaEnCasa el trato, preocupación, profesionalidad y productividad deben ser, si cabe, mejor que antes. 

Uno de nuestros servicios es la formación, siendo la gran mayoría de la que impartíamos de forma presencial. Entendiendo las nuevas necesidades de nuestros clientes, hemos cambiado esta formación/ acompañamiento Agile a un formato online. Así, hemos realizado assessment de forma remota y hemos preparado cursos para nuestros clientes, así como material con tips sobre cómo trabajar y gestionar equipos en remoto. 

Las personas que querían obtener la Certificación en la Kanban University, ya pueden certificarse como Team Kanban Practioner (TKP) de forma online, a través de la nueva modalidad de servicio que ofrecemos desde Kairós DS, no tienen más que apuntarse en este link. 

Seguimos trabajando colaborar con el resto de las empresas con nuestras mejores prácticas y dando forma a la formación online, que en breve os iremos contando.


Si estás interesado en más información, escríbenos a marca@kairosds.com y nos pondremos en contacto contigo por email, teléfono, videollamada… Al café invitaremos en cuanto podamos atenderos en persona. 🙂

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